Zarządzanie podróżami służbowymi:

co warto wiedzieć przed zarezerwowaniem podróży i po dokonaniu rezerwacji.

Zarządzanie ryzykiem podróży:

zachęcamy do wdrożenia najlepszych praktyk zarządzania ryzykiem związanym z podróżami służbowymi dotyczących komunikacji z podróżnymi, zgodności i raportowania.

Przygotowanie do podróży po pandemii COVID-19:

zalecamy zoptymalizowanie programu podróży, regulaminu i zarządzania ryzykiem, aby przygotować się na wznowienie podróży służbowych.

Zarządzanie podróżami służbowymi

1. Kiedy mogę wznowić podróże służbowe?      
   
   Na stronach publicznej służby zdrowia i administracji państwowej swojego kraju i docelowego kraju podróży znajdą Państwo bieżące informacje związane z bezpieczeństwem podróżnych biznesowych — Światowa Organizacja Zdrowia zalecenia.      
   
   Niezależnie od sposobu lub kierunku podróży zalecamy przestrzeganie wytycznych lokalnego rządu i służby zdrowia, które mogą obejmować utrzymywanie dystansu od innych osób, noszenie maski na twarz i częste mycie rąk. Niektóre firmy mają własne wytyczne dotyczące podróży, które zwykle są bardziej restrykcyjne od lokalnych zaleceń i wymogów.      
   
   jeśli chodzi o podróże międzynarodowe, niektóre granice zaczynają się otwierać. Przed zaplanowaniem podróży warto zapoznać się z wymogami wjazdowymi kraju docelowego.Mogą Państwo skorzystać z tej listy kontrolnej do wypełnienia przed podróżą.      
    
2. Jakie ograniczenia na podróże obowiązują w tej chwili?      
   
   Ze względu na pandemię COVID-19 wiele krajów wprowadziło wymagania wjazdowe dla podróżnych.Wymagania te są różne i mogą oznaczać zakaz podróży lub obowiązek kwarantanny po przyjeździe. Wymagania także często się zmieniają, dlatego najlepiej sprawdzić te zasady i informacje w narzędziu Egencia Travel Advisor przed dokonaniem rezerwacji i po raz kolejny przed podróżą.Ograniczenia podróżne mogą również różnić się w zależności od stanu i kraju.      
    
3. Jakie są zasady anulowania wynajmu samochodu, rezerwacji hotelu i lotu?      
   
   Wiele linii lotniczych, hoteli i wypożyczalni samochodów wydało specjalne elastyczne zasady anulowania rezerwacji z myślą o osobach, które muszą zmienić plany podróży lub je anulować. Proszę zapoznać się z tymi zasadami.      
    
4. Jak mogę zmienić lub anulować podróże online?      
   
   Mogą Państwo zmienić swoje rezerwacje online lub w aplikacji mobilnej, logując się na swoje konto Egencia.Instrukcję anulowania podróży znajdą Państwo w tym filmie.      
    
5. Jak mogą zabezpieczyć moich pracowników, którzy nie mogą uniknąć podróży służbowych?      
   
   Podróżni biznesowi powinni przeczytać te sześć wskazówek dotyczących bezpiecznej podróży i pobrać tę listę kontrolną, aby dowiedzieć się, co należy wziąć pod uwagę przed kolejną podróżą służbową.Mogą też zalogować się na swoje konto Egencia i przejrzeć stronę aktualności.      
    
6. Jak mogę zarządzać zwrotami kosztów i kuponami linii lotniczych?      
   
   Zasady anulowania rezerwacji różnią się w zależności od linii lotniczej. Niektóre linie wydają zwroty w formie kuponów.Aby uzyskać więcej informacji na temat zwrotów i kuponów linii lotniczych, proszę skontaktować się ze swoim menedżerem konta.Tutaj znajdą Państwo informacje, jak zrealizować niewykorzystane bilety.      
    
7. Czy ubezpieczenie podróżne jest dostępne?      
   
   Firma Allianz, członek programu Egencia Adavantage zapewnia podróżnym ubezpieczenie podróżne. Plany ubezpieczeniowe Allianz zwykle nie obejmują strat związanych z koronawirusem, w tym nałożonych przez rządy zakazów podróży i ograniczeń związanych z COVID-19. Zalecamy zapoznanie się z wszelkimi ograniczeniami przed zakupem biletu lotniczego.      
    
8. Czy w czasie pandemii COVID-19 mogę zatrzymać się w hotelu?      
   
   Hotele z całego świata wprowadzają dodatkowe procedury utrzymania czystości i bezpieczeństwa.Zaktualizowaliśmy rezerwowanie hoteli online i w aplikacji Egencia, aby umożliwić Państwu sprawdzenie stosowanych w hotelu środków ochrony zdrowia i procedur utrzymania czystości.

Zarządzanie ryzykiem w podróży

1. Czym są zasady należytej staranności i jak mogę zarządzać ryzykiem w podróży w czasie pandemii COVID-19?      
   
   Każdy menedżer ds. podróży służbowych, któremu zależy na bezpieczeństwie podróżnych, powinien zapoznać się z tymi najlepszymi praktykami dotyczącymi zarządzania ryzykiem w podróży i przestrzegać ich w swoim programie podróży. Warto korzystać też z informacji na poziomie kraju w narzędziu Egencia® Travel Advisor, aby dostosowywać ustawienia regulaminu podróży krajowych i międzynarodowych do bieżącej sytuacji.      
   
   Klienci mogą się zalogować do narzędzia Egencia® Travel Advisor, aby uzyskać potrzebne informacje.      
   
   Równie ważne jest opracowanie wewnętrznej strategii komunikacji z podróżnymi. Mogą też Państwo uzyskać wskazówki menedżerów ds. podróży i liderów globalnych firm dotyczące najlepszych sposobów na przekazywanie wskazówek związanych z należytą starannością podróżnym i interesariuszom.      
    
2. Co należy stosować, a czego unikać, zarządzając podróżami służbowymi?      
   
   Proszę przeczytać te wskazówki dotyczące podróży służbowych autorstwa doświadczonych menedżerów ds. podróżny i menedżerów kont z firmy Egencia, które ułatwią Państwu optymalizację programu podróży w tych nietypowych czasach i przygotują Państwa na wznowienie podróży służbowych.      
    
3. Jak mogę poprawić bezpieczeństwo podróżnych z mojej firmy?      
   
   Istnieje wiele sposobów pomagania podróżującym pracownikom — od bieżącego aktualizowania zasad po natychmiastowe przekazywanie ważnych informacji.Proszę skorzystać z listy kontrolnej dotyczącej bezpieczeństwa podróżnych biznesowych, aby sprawdzić, czy biuro podróży służbowych lub wewnętrzny dział zarządzania podróżami w Państwa firmie zapewniają Państwa podróżnym wystarczające poczucie bezpieczeństwa.      
   
   Proszę udostępnić listę kontrolną bezpieczeństwa do wypełnienia przed podróżą swoim podróżnym biznesowym, aby przygotować ich na wznowienie podróży służbowych.      
    
4. Jak mogę monitorować sytuację związaną z koronawirusem, korzystając z raportów o podróżach?      
   
   Egencia Analytics Studio umożliwia monitorowanie rezerwacji przelotów i hoteli i śledzenie wpływu pandemii COVID-19 na finanse Państwa firmy.Zapewniamy też konsultacje w zakresie zarządzania podróżami, aby ułatwić Państwu monitorowanie skuteczności programu podróży.      
   
   Jeśli muszą Państwo natychmiast zlokalizować narażonych na ryzyko podróżnych, Egencia Traveler Tracker pozwala sprawdzić ich bieżące i przyszłe rezerwacje. Mogą tez Państwo sprawdzić plany podróży swoich pracowników z poprzednich 30 dni, aby dowiedzieć, jakie kraje odwiedzili.

Przygotowanie programu podróży służbowych na okres po pandemii COVID-19

1. Jak można przygotować program podróży służbowych na okres po pandemii COVID-19?      
   
   Państwa program podróży firmowych będzie prawdopodobnie wymagał przeorganizowania, gdy kryzys związany z COVID-19 się skończy.Od określenia nowych celów po zaplanowanie strategii komunikacji — proszę skorzystać z tego przewodnika krok po kroku, z którego dowiedzą się Państwo, jak zmienić swój program podróży, lub obejrzeć nasze webinarium, aby uwzględnić wszystkie niezbędne kwestie przed podróżą i po jej zakończeniu.      
    
2. Jak należy dostosować regulamin podróży służbowych po pandemii COVID-19?      
   
   Wdrożenie kompleksowego regulaminu podróży służbowych jest teraz ważniejsze niż kiedykolwiek wcześniej. Przygotowując się do wznowienia podróży służbowych po [pandemii COVID-19, mogą Państwo skorzystać z tego przewodnika po regulaminie podróży służbowych, aby opracować zasady odpowiednie do potrzeb Państwa organizacji i podróżnych biznesowych.      
    
3. Jak mogę przygotować się na przyszłe podróże służbowe?      
   
   Zmiany w branży turystycznej są nadal nieprzewidywalne, jednak szybko uczymy się, jak na nie reagować, przestrzegając zasad bezpieczeństwa.Narzędzie Egencia Travel Advisor dostarcza informacji na poziomie kraju i informacji o standardach dotyczących zdrowia i bezpieczeństwa, które ułatwią Państwu podejmowanie świadomych decyzji po wznowieniu podróży.      
   
   Wielu menedżerów ds. podróży służbowych planuje już teraz bezpieczne podróże służbowe.Zachęcamy do wysłuchania, co inni menedżerowie ds. podróży robią, aby przygotować swoje programy podróży i podróżnych na podróże służbowe, oraz jak dostawcy usług turystycznych zmieniają sposób działalności — od koncentracji na elastyczności po priorytetowe traktowanie zdrowia i higieny.      
   
   Menedżerowie ds. podróży mogą dołączyć do społeczności Egencia Connect, aby wymieniać się uwagami i poradami z innymi pracownikami.      
    
4. Jakie najlepsze praktyki zarządzania ryzykiem należy wdrożyć w programie podróży służbowych z myślą o przyszłych podróżach?      
   
   Należy uwzględnić zatwierdzenia ryzyka związanego z kierunkiem podróży w regulaminie podróży.Warto przypomnieć podróżnym o aktualizacji danych kontaktowych i powiadomić ich, w jaki sposób będą się Państwo z nimi kontaktować, gdy będą przebywać w podróży.      
    
5. Czy korzystanie z usług biura podróży służbowych ma sens w okresie pandemii COVID-19?      
   
   Współpraca z odpowiednim biurem podróży służbowych jest teraz ważniejsza niż kiedykolwiek wcześniej. Biuro podróży służbowych dostarczy Państwu rozwiązania zaspokajające potrzeby firmy związane z podróżami, a właściwe biuro pomoże Państwu dostosować działalność do zmian wpływających na podróże służbowe. Biura podróży służbowych powinny szybko reagować na potrzeby firm, a także zapewniać bezpieczeństwo podróżnych, zarządzanie ryzykiem, przejrzystość kosztów i oszczędności. Więcej informacji o tym, na co należy zwrócić uwagę, wybierając biuro podróży służbowych.