Skip to main content

Zarządzanie wydatkami na podróże służbowe i ich raportowanie

Travel Expense Management
Travel Expense Management

Spersonalizowane zarządzanie wydatkami

Połączenie programu podróży z rozwiązaniami do zarządzania podróżami i wydatkami, umożliwiającymi zwrot kosztów podróży służbowych, śledzenie wydatków, dane w czasie rzeczywistym i nie tylko.

Business-Travel-Expense-Management

Uproszczone zarządzanie wydatkami podróżnymi

Zarządzanie korporacyjnymi podróżami i wydatkami bywa niełatwe. Ale wcale tak nie musi być.

Niezależnie od tego, czy zarządzają Państwo programem podróży dla małej firmy, organizacji o średniej wielkości czy globalnej korporacji, do podstawowych obowiązków należy monitorowanie codziennych wydatków na podróże, zarządzanie budżetami i uzgadnianie kont. Wiąże się to ze śledzeniem wydatków związanych z podróżami, niezależnie od tego, czy zostały zatwierdzone i czy znajdują się w Państwa systemie czy też nie.

Uproszczenie wydatków organizacji, aby były równie wydajne i podlegały raportowaniu, jak reszta programu podróży, pomaga zachować zgodność i zapewnia pełny obraz przepływów pracy związanych z wydatkami na podróże.

Zapewniamy kompleksowe rozwiązanie i pomoc w zakresie integracji regulaminu podróży z wydatkami. Niezależnie od potrzeb, aby kontrolować koszty podróży i wydatki, pomożemy Państwu wybrać najlepsze podejście. Podpowiadamy, jak zintegrować program podróży z łatwymi w użyciu rozwiązaniami do zarządzania wydatkami, które usprawniają zwrot kosztów podróży i koszty zakupów oraz wspierają rozwój organizacji poprzez podróże.

Jednolite rozwiązanie do zarządzania podróżami i wydatkami

Śledzenie wydatków na podróże jest ważne. Nasze oprogramowanie do zarządzania wydatkami na podróże pomoże stworzyć łatwy w obsłudze system raportowania, który przechowuje wydatki w jednym miejscu.

  • Codzienny wgląd w koszty podróży i pełny proces zwrotu kosztów, w tym bilet lotniczy, wynajem samochodu, dietę, wydatki dodatkowe i opłaty za karty firmowe.
  • Dostosowanie ważnych pól danych do potrzeb w zakresie budżetowania i odpowiedzialności finansowej.
  • Łatwe zarządzanie wydatkami związanymi z podróżami pracowników dzięki osobistym lub korporacyjnym kartom kredytowym.
  • Szybkie uzgadnianie centralnie rozliczanych obciążeń dla płatności na rzecz wystawców kart z tytułu zweryfikowanych wydatków podróżnych w księdze głównej.
Single T&E solution
Streamline your process and travel policy

Doskonalenie firmowych procesów i regulaminów.

Obowiązujące w firmie procesy i regulaminy wydatków podróżnych powinny być efektywne. Oszczędzanie czasu i pieniędzy oraz wdrożenie dostosowanego do potrzeb rozwiązania do zarządzania podróżami i wydatkami.

  • Tworzenie profili podróżnych i preferencji rezerwacji w celu zachęcania do zapewniania zgodności z regulaminem.
  • Konfiguracja pola danych tak, aby odpowiadały potrzebom raportowania Państwa zespołu finansowego.
  • Zapewnienie elastycznej obsługi różnych rodzajów płatności.
  • Tworzenie przepływów danych, które automatyzują procesy związane z podróżami oraz w powiązanych systemach raportowania.
  • Obsługa istniejących procesów raportowania i uzgadniania wydatków.
  • Poprawnie uzgodnione wydatki w księdze głównej.
     
Amex GBT Egencia Background

Zarządzanie wydatkami w przedsiębiorstwach dowolnej wielkości

Przestrzeganie wymogów dotyczących uzgodnień. Dzięki Egencia można wykonać następujące zadania:

  • Uproszczony proces uzgadniania odpowiednich zapisów w księdze głównej i danych z wyciągów z rachunku bankowego i karty kredytowej. 
  • Łatwe przesyłanie danych transakcji (offline i online) do systemu zarządzania wydatkami.
  • Automatyczne wysyłanie danych do konkretnych systemów zarządzania wydatkami, systemów partnerów ds. zarządzania ryzykiem w podróży i systemów ERP w Open Connect.
  • Umożliwienie konsolidacji paragonów i wydatków z osobistych kart kredytowych pozwala na zwiększenie stopnia zgodności z regulaminem i ograniczenie nadmiernych wydatków. 

Open Sync porządkuje wszystkie wydatki i automatycznie tworzy odpowiedni arkusz kalkulacyjny, który można łatwo wyeksportować i wysłać do swoich partnerów ds. wydatków. Open Sync umożliwia pracownikom korzystanie z prywatnych kart kredytowych do opłacania wydatków na podróże1.

1 Dostępna tylko w Ameryce Północnej

Expense management for businesses
Keeping bookers

Utrzymywanie bilansu między rezerwującymi i wynikami finansowymi

Odpowiednie zapisy w księdze głównej wymagają pełnego uzgodnienia danych z wyciągów z rachunku bankowego i karty kredytowej. We współpracy z Państwem zapewniamy więc, że wszystkie dane transakcyjne (online, offline i z niestandardowych pól danych) mogą być łatwo i poprawnie przesłane do Państwa systemu zarządzania wydatkami. Za pośrednictwem naszych partnerów zajmujących się zarządzaniem wydatkami i dostawcami płatności otrzymają Państwo raporty z danymi rozliczeniowymi, które można wyeksportować.

Pierwsze kroki

Zrozumienie Państwa potrzeb pozwoli nam zarządzać procesami za pomocą rozwiązań do obsługi danych i aplikacji mobilnych, które są zgodne z wymaganiami Państwa firmy i celami biznesowymi dotyczącymi podróży.

Istnieje kilka sposobów uwzględniania danych dotyczących podróży w systemie zarządzania wydatkami podróżnymi, ale do wyboru jest wiele dostosowanych i oszczędnych opcji. Dzięki naszej współpracy z dostawcami usług można ograniczyć ręczne procesy wykonywane przez menedżerów ds. podróży, podróżnych, działy księgowe i nie tylko. 

Skomplikowane obliczenia nie muszą być uciążliwe. Zachęcamy do kontaktu z nami i określenia potrzeb w zakresie zarządzania wydatkami.

Getting-started

Czy chcą Państwo usprawnić zarządzanie wydatkami podróżnymi? Chcę zamówić dziś prezentację.

Czy są już Państwo naszym klientem? Prosimy skontaktować się z obsługą klienta firmy Egencia.