Spersonalizowane zarządzanie wydatkami
Połączenie programu podróży z rozwiązaniami do zarządzania podróżami i wydatkami, umożliwiającymi zwrot kosztów podróży służbowych, śledzenie wydatków, dane w czasie rzeczywistym i nie tylko.
Uproszczone zarządzanie wydatkami podróżnymi
Zarządzanie korporacyjnymi podróżami i wydatkami bywa niełatwe. Ale wcale tak nie musi być.
Niezależnie od tego, czy zarządzają Państwo programem podróży dla małej firmy, organizacji o średniej wielkości czy globalnej korporacji, do podstawowych obowiązków należy monitorowanie codziennych wydatków na podróże, zarządzanie budżetami i uzgadnianie kont. Wiąże się to ze śledzeniem wydatków związanych z podróżami, niezależnie od tego, czy zostały zatwierdzone i czy znajdują się w Państwa systemie czy też nie.
Uproszczenie wydatków organizacji, aby były równie wydajne i podlegały raportowaniu, jak reszta programu podróży, pomaga zachować zgodność i zapewnia pełny obraz przepływów pracy związanych z wydatkami na podróże.
Zapewniamy kompleksowe rozwiązanie i pomoc w zakresie integracji regulaminu podróży z wydatkami. Niezależnie od potrzeb, aby kontrolować koszty podróży i wydatki, pomożemy Państwu wybrać najlepsze podejście. Podpowiadamy, jak zintegrować program podróży z łatwymi w użyciu rozwiązaniami do zarządzania wydatkami, które usprawniają zwrot kosztów podróży i koszty zakupów oraz wspierają rozwój organizacji poprzez podróże.
Jednolite rozwiązanie do zarządzania podróżami i wydatkami
Śledzenie wydatków na podróże jest ważne. Nasze oprogramowanie do zarządzania wydatkami na podróże pomoże stworzyć łatwy w obsłudze system raportowania, który przechowuje wydatki w jednym miejscu.
- Codzienny wgląd w koszty podróży i pełny proces zwrotu kosztów, w tym bilet lotniczy, wynajem samochodu, dietę, wydatki dodatkowe i opłaty za karty firmowe.
- Dostosowanie ważnych pól danych do potrzeb w zakresie budżetowania i odpowiedzialności finansowej.
- Łatwe zarządzanie wydatkami związanymi z podróżami pracowników dzięki osobistym lub korporacyjnym kartom kredytowym.
- Szybkie uzgadnianie centralnie rozliczanych obciążeń dla płatności na rzecz wystawców kart z tytułu zweryfikowanych wydatków podróżnych w księdze głównej.
Doskonalenie firmowych procesów i regulaminów.
Obowiązujące w firmie procesy i regulaminy wydatków podróżnych powinny być efektywne. Oszczędzanie czasu i pieniędzy oraz wdrożenie dostosowanego do potrzeb rozwiązania do zarządzania podróżami i wydatkami.
- Tworzenie profili podróżnych i preferencji rezerwacji w celu zachęcania do zapewniania zgodności z regulaminem.
- Konfiguracja pola danych tak, aby odpowiadały potrzebom raportowania Państwa zespołu finansowego.
- Zapewnienie elastycznej obsługi różnych rodzajów płatności.
- Tworzenie przepływów danych, które automatyzują procesy związane z podróżami oraz w powiązanych systemach raportowania.
- Obsługa istniejących procesów raportowania i uzgadniania wydatków.
- Poprawnie uzgodnione wydatki w księdze głównej.
Zarządzanie wydatkami w przedsiębiorstwach dowolnej wielkości
Przestrzeganie wymogów dotyczących uzgodnień. Dzięki Egencia można wykonać następujące zadania:
- Uproszczony proces uzgadniania odpowiednich zapisów w księdze głównej i danych z wyciągów z rachunku bankowego i karty kredytowej.
- Łatwe przesyłanie danych transakcji (offline i online) do systemu zarządzania wydatkami.
- Automatyczne wysyłanie danych do konkretnych systemów zarządzania wydatkami, systemów partnerów ds. zarządzania ryzykiem w podróży i systemów ERP w Open Connect.
- Umożliwienie konsolidacji paragonów i wydatków z osobistych kart kredytowych pozwala na zwiększenie stopnia zgodności z regulaminem i ograniczenie nadmiernych wydatków.
Open Sync porządkuje wszystkie wydatki i automatycznie tworzy odpowiedni arkusz kalkulacyjny, który można łatwo wyeksportować i wysłać do swoich partnerów ds. wydatków. Open Sync umożliwia pracownikom korzystanie z prywatnych kart kredytowych do opłacania wydatków na podróże1.
1 Dostępna tylko w Ameryce Północnej
Utrzymywanie bilansu między rezerwującymi i wynikami finansowymi
Odpowiednie zapisy w księdze głównej wymagają pełnego uzgodnienia danych z wyciągów z rachunku bankowego i karty kredytowej. We współpracy z Państwem zapewniamy więc, że wszystkie dane transakcyjne (online, offline i z niestandardowych pól danych) mogą być łatwo i poprawnie przesłane do Państwa systemu zarządzania wydatkami. Za pośrednictwem naszych partnerów zajmujących się zarządzaniem wydatkami i dostawcami płatności otrzymają Państwo raporty z danymi rozliczeniowymi, które można wyeksportować.
Pierwsze kroki
Zrozumienie Państwa potrzeb pozwoli nam zarządzać procesami za pomocą rozwiązań do obsługi danych i aplikacji mobilnych, które są zgodne z wymaganiami Państwa firmy i celami biznesowymi dotyczącymi podróży.
Istnieje kilka sposobów uwzględniania danych dotyczących podróży w systemie zarządzania wydatkami podróżnymi, ale do wyboru jest wiele dostosowanych i oszczędnych opcji. Dzięki naszej współpracy z dostawcami usług można ograniczyć ręczne procesy wykonywane przez menedżerów ds. podróży, podróżnych, działy księgowe i nie tylko.
Skomplikowane obliczenia nie muszą być uciążliwe. Zachęcamy do kontaktu z nami i określenia potrzeb w zakresie zarządzania wydatkami.
Polecane materiały
Czy chcą Państwo usprawnić zarządzanie wydatkami podróżnymi? Chcę zamówić dziś prezentację.
Czy są już Państwo naszym klientem? Prosimy skontaktować się z obsługą klienta firmy Egencia.