Travel-Management_Full-Hero1
Travel Management

Spersonalizowane zarządzanie wydatkami

Umożliwiamy integrację Państwa firmowego programu podróży z prostymi w obsłudze rozwiązaniami do zarządzania wydatkami.

Business-Travel-Expense-Management

Uproszczone zarządzanie wydatkami podróżnymi

Zarządzanie podróżami i wydatkami nie jest proste.

Zarówno w przypadku globalnych korporacji, jak i małych lub średnich przedsiębiorstw, prowadzenie programu podróży wymaga bieżącego kontrolowania uznaniowych wydatków podróżnych, zarządzania budżetami i uzgadniania kont. Oznacza to śledzenie wszystkich wydatków związanych z podróżą, zarówno zatwierdzonych i zarejestrowanych w systemie, jak i niezatwierdzonych i niezarejestrowanych.

Procedury te można jednak efektywnie uprościć przy zapewnieniu odpowiedniego stopnia sprawozdawczości, zgodności z regulaminem i pełnej widoczności poniesionych wydatków podróżnych.

Zapewniamy kompleksowe rozwiązanie lub pomoc w zakresie integracji Państwa regulaminu podróży z wydatkami. Bez względu na wymagany sposób monitorowania wydatków podróżnych, pomożemy określić najbardziej optymalną metodę integracji Państwa programu podróży z łatwymi w użyciu rozwiązaniami do zarządzania wydatkami.

Jednolite rozwiązanie do zarządzania podróżami i wydatkami

Znamy znaczenie monitorowania wydatków podróżnych, nasze rozwiązanie pomaga zatem łatwo te wydatki raportować i zapisywać w jednym miejscu.

  • Bieżąca widoczność wydatków podróżnych.
  • Dostosowanie ważnych pól danych do potrzeb w zakresie budżetowania i odpowiedzialności finansowej.
  • Łatwe zarządzanie raportami dotyczącymi wydatków pracowników w celu odzwierciedlenia wydatków dokonanych za pomocą osobistych i firmowych kart kredytowych.
  • Szybkie uzgadnianie centralnie rozliczanych obciążeń w celu dokonania płatności na rzecz wystawców kart kredytowych z tytułu zweryfikowanych wydatków podróżnych w księdze głównej.
Single T&E solution
Streamline your process and travel policy

Doskonalenie firmowych procesów i regulaminów

Obowiązujące w firmie procesy i regulaminy dotyczące wydatków podróżnych powinny być efektywne. Zachęcamy do oszczędzania czasu i pieniędzy dzięki wdrożeniu dostosowanego do Państwa potrzeb rozwiązania do zarządzania podróżami i wydatkami.

  • Tworzenie profili podróżnych i preferencji rezerwacji w celu zachęcania do zapewniania zgodności z regulaminem.
  • Konfigurowanie pól danych w celu dostosowania ich do potrzeb w zakresie raportowania.
  • Zapewnienie elastycznej obsługi różnych rodzajów płatności.
  • Tworzenie procesów przepływu danych w ramach systemów do zarządzania podróżami i wydatkami oraz powiązanych systemów raportowania.
  • Obsługa istniejących procesów raportowania i uzgadniania wydatków.
  • Poprawnie uzgodnione wydatki w księdze głównej.

Egencia oferuje w pełni zintegrowane rozwiązanie T&E, aby stworzyć kompleksową obsługę, która rejestruje rezerwację, realizację i wydatki bezpośrednio na naszej platformie. Jest to idealne rozwiązanie dla firm, które oczekują kompletnego rozwiązania na potrzeby swojego planu podróży.

Zarządzanie wydatkami w przedsiębiorstwach dowolnej wielkości

Przestrzeganie wymogów dotyczących uzgodnień.Uproszczony proces uzgadniania odpowiednich zapisów w księdze głównej i danych z wyciągów z rachunku bankowego i karty kredytowej.Łatwe przesyłanie danych transakcji (offline i online) do systemu zarządzania wydatkami.

Automatyczne wysyłanie danych do konkretnych systemów zarządzania wydatkami, systemów partnerów ds. zarządzania ryzykiem w podróży i systemów ERP w aplikacji Open Connect.

Umożliwienie konsolidacji paragonów i wydatków z osobistych kart kredytowych pozwala na zwiększenie stopnia zgodności z regulaminem i ograniczenie nadmiernych wydatków.Aplikacja Open Sync* umożliwia pracownikom korzystanie z prywatnych kart kredytowych do opłacania wydatków na podróże.Aplikacja Open Sync porządkuje wszystkie wydatki i automatycznie tworzy odpowiedni arkusz kalkulacyjny, który można łatwo wyeksportować i wysłać do swoich partnerów ds. wydatków.

*Dostępna tylko w Ameryce Północnej

Expense management for businesses
Keeping bookers

Optymalizacja pracy księgowych i wyników

Dokonanie odpowiednich zapisów w księdze głównej wymaga pełnego uzgodnienia danych z wyciągów z rachunku bankowego i karty kredytowej. Z tej przyczyny we współpracy z Państwem zapewniamy, że wszystkie Państwa dane transakcyjne (online, offline i z niestandardowych pól danych) mogą być łatwo przesłane do Państwa systemu zarządzania wydatkami. We współpracy z naszymi partnerami ds. zarządzania wydatkami i obsługi płatności generujemy dla Państwa raporty rozliczeniowe wspomagające właściwe dla Państwa działalności wymogi dotyczące uzgadniania pozycji księgowych.

Pierwsze kroki

Na początku współpracy chcemy zrozumieć Państwa potrzeby, aby pomóc Państwu w znalezieniu odpowiedniego procesu zarządzania wydatkami oraz odpowiednich rozwiązań i aplikacji do zarządzania danymi o wydatkach, które spełnią Państwa konkretne wymogi.

Dane o podróżach można zintegrować w ramach systemu zarządzania wydatkami podróżnymi na kilka sposobów. Dzięki naszym globalnym partnerstwom z dostawcami rozwiązań do zarządzania wydatkami możemy oferować klientom różne dostosowane do ich potrzeb niskokosztowe rozwiązania. Naszym celem jest ograniczenie liczby procesów ręcznych stosowanych przez managerów ds. podróży, podróżnych, księgowych itp.

Skomplikowane obliczenia nie muszą być uciążliwe. Zachęcamy do kontaktu z nami, aby zbadać swoje potrzeby w zakresie zarządzania wydatkami.

Getting-started

Chcą Państwo dowiedzieć się więcej?
Prosimy o kontakt z działem sprzedaży w firmie Egencia.