Skip to main content

Ochrona prywatności

Polityka prywatności

Ostatnia aktualizacja: [13.06.2022]

W firmie Egencia („firma Egencia”, „my”, „nas” i „nasze”) zdajemy sobie sprawę, że obsługując Państwa rezerwacje online, musimy zdobyć Państwa zaufanie. Traktujemy to zaufanie bardzo poważnie, a naszym priorytetem jest zapewnianie bezpieczeństwa i poufności danych osobowych (takich, jak imię i nazwisko, numer telefonu, adres e-mail lub szczegóły płatności) przekazywanych przez Państwa lub Państwa organizacje.

Niniejsza Polityka prywatności określa sposób, w jaki zarządzamy danymi:

Gdy dokonują Państwo rezerwacji za pośrednictwem firmy Egencia, podejmujemy określone decyzje w zakresie celu i sposobu przetwarzania Państwa Danych osobowych. W ten sposób stajemy się odpowiedzialni za ochronę Państwa Danych osobowych przez cały czas trwania procesu rezerwacji.

W niniejszej Polityce prywatności określono zatem, jak firma Egencia zarządza Danymi osobowymi, jakie typy danych zbiera oraz dlaczego je przechowuje. Określono tu również sposoby, w jakie firma Egencia zbiera, przechowuje, wykorzystuje i ujawnia Dane osobowe.

PRZEGLĄD PROGRAMU PODRÓŻY FIRMOWYCH

Biorąc udział w programie podróży służbowych firmy Egencia („Program”), mogą Państwo zarządzać podróżami służbowymi w swojej organizacji. Program ten pozwala na wyznaczenie menedżera ds. podróży („Menedżer ds. podróży”) zajmującego się zarządzaniem podróżami w Państwa organizacji oraz co najmniej jednego organizatora podróży („Organizator” lub „Dyrektor ds. podróży”), który organizuje wyjazdy indywidualnych pracowników („Podróżni”) i osób spoza organizacji („Goście”), dokonując rezerwacji i zarządzając nimi.

  • Zasady dokonywania rezerwacji przez Podróżnych

Aby dokonać rezerwacji i zarządzać swoją podróżą, Podróżni muszą być zarejestrowanymi użytkownikami Programu lub posiadać profil w naszym systemie utworzony przez zespół ds. implementacji. Jeśli Podróżni nie są użytkownikami Programu, muszą dokonywać rezerwacji przy pomocy Menedżera ds. podróży albo Organizatora lub Dyrektora ds. podróży. Jeśli kwalifikują się Państwo do kategorii Podróżni, w niniejszej Polityce prywatności określono sposób, w jaki zbieramy Państwa Dane osobowe bez względu na to, czy dokonują Państwo rezerwacji samodzielnie, czy też dokonuje jej w Państwa imieniu Menedżer ds. podróży albo Organizator lub Dyrektor ds. podróży. Podobnie, gdy używamy w niniejszym dokumencie terminu „Państwo” (o ile nie zaznaczymy inaczej), mamy na myśli Podróżnych, którzy zarządzają podróżą samodzielnie lub robi to w ich imieniu Menedżer ds. podróży albo Organizator lub Dyrektor ds. podróży.

  • Menedżerowie ds. podróży, Organizatorzy oraz Dyrektorzy ds. podróży

Niniejsza Polityka jest skierowana zarówno do Podróżnych i Gości, jak i do Menedżerów ds. podróży, Organizatorów oraz Dyrektorów ds. podróży.

Wszelkie Dane osobowe przekazywane nam przez Menedżera ds. podróży albo Organizatora lub Dyrektora ds. podróży w ramach Programu są przetwarzane zgodnie z niniejszą Polityką prywatności. Firma Egencia zastrzega sobie jednak prawo do skontaktowania się z Menedżerem ds. podróży albo Organizatorem lub Dyrektorem ds. podróży na podstawie umowy w zakresie podróży służbowych (na przykład w celu uzyskania opinii na temat programu, a także omówienia relacji biznesowych lub nowych lub ulepszonych usług). Możemy się kontaktować telefonicznie, za pośrednictwem poczty elektronicznej lub tradycyjnej albo wysyłając wiadomość SMS.

Dokonując rezerwacji, a także zarządzając nią w imieniu Podróżnego lub Gościa, Menedżerowie ds. podróży albo Organizatorzy lub Dyrektorzy ds. podróży muszą uzyskać zgodę tej osoby. Powinni również dopilnować, aby Podróżny lub Gość otrzymał kopię niniejszej Polityki prywatności oraz zapoznał się z nią.

W przypadku rezerwacji dokonywanych samodzielnie lub przy pomocy Menedżera ds. podróży albo Organizatora lub Dyrektora ds. podróży upoważnione osoby z Państwa firmy mogą mieć dostęp do Państwa identyfikatora użytkownika i nazwy profilu użytkownika, a także planów podróży i wszelkich innych informacji powiązanych z profilem oraz wywnioskować, że udostępniamy wymienione informacje podmiotom trzecim w celu między innymi prowadzenia ewidencji lub z innych uzasadnionych powodów. Państwa Menedżer ds. podróży albo Organizator lub Dyrektor ds. podróży otrzyma również możliwość aktualizowania ustawień Państwa profilu (nie dotyczy identyfikatora użytkownika i hasła) oraz preferencji w zakresie podróży zgodnie z otrzymanymi od Państwa instrukcjami. Na podstawie instrukcji lub porozumień z Państwem, o ile jest to wymagane do postępowania zgodnie z nimi, będzie mógł także wyświetlić, zmienić lub anulować dowolny plan podróży.

  • Zakres Polityki

W niniejszej Polityce prywatności określono sposób postępowania z informacjami, ich zbierania i wykorzystywania przez firmę Egencia. Polityka obowiązująca w tym zakresie w Państwa organizacji może się różnić. Nie jesteśmy odpowiedzialni za wykorzystanie lub ujawnienie Państwa Danych osobowych komukolwiek przez jakąkolwiek osobę w Państwa organizacji ani za jakiekolwiek działania lub zaniedbania, które są spowodowane przez Państwa organizację, Menedżera ds. podróży albo Organizatora czy Dyrektora ds. podróży. W przypadku pytań dotyczących sposobu, w jaki Państwa organizacja, Menedżer ds. podróży albo Organizator lub Dyrektor ds. podróży przetwarzają Państwa Dane osobowe lub rezerwacje, a także jak w Państwa imieniu zarządzają wyjazdem, należy się skontaktować z właściwym przedstawicielem Państwa organizacji lub zapoznać się z obowiązującą w niej polityką prywatności.

TYPY ZBIERANYCH DANYCH

Przed uzyskaniem dostępu do witryny firmy Egencia, wymagane jest uwierzytelnienie i zalogowanie się jako uczestnik programu. Ogólnie rzecz biorąc, zbieramy i przechowujemy wszystkie powierzone nam przez Państwa informacje, w tym w szczególności wszelkie dobrowolnie przekazane Dane osobowe. Obejmują one informacje, które pozwalają na Państwa identyfikację („Dane osobowe”), takie jak imię, nazwisko, data urodzenia, numer telefonu, adres e-mail, dane paszportu lub innego dokumenty podróży (dowód osobisty, prawo jazdy), adres zamieszkania, dane logowania i dane rozliczeniowe (np. numer karty kredytowej, imię i nazwisko właściciela karty oraz data ważności). Możemy również poprosić o dodatkowe informacje dotyczące preferencji w zakresie podróży, wyboru posiłków i miejsc, statusu uczestnika programu frequent flyer albo programu lojalnościowego hotelu lub wypożyczalni samochodów oraz opcji wystawienia biletu. Państwa Menedżer ds. podróży albo Organizator lub Dyrektor ds. podróży może udostępnić dodatkowe Państwa Dane osobowe takie jak numer identyfikacyjny pracodawcy.

Okoliczności, w jakich firma Egencia zbiera Państwa Dane osobowe, obejmują w szczególności:

  • Rejestrację jako uczestnik programu Egencia.
  • Uzupełnienie profilu podróżnego.
  • Rezerwowanie podróży.
  • Korzystanie z usług Organizatora podróży.
  • Wypełnienie kwestionariusza.
  • Kontakt z nami.

Gdy używają Państwo naszej witryny, aplikacji mobilnej lub powiązanych narzędzi lub usług, możemy zbierać następujące typy Państwa Danych osobowych:

Dane pasażera: W przypadku rezerwacji dokonywanej za pośrednictwem firmy Egencia wymagamy podania imienia i nazwiska, numeru telefonu, adresu e-mail i innych informacji niezbędnych do realizacji rezerwacji, takich jak numer paszportu lub innego dokumentu podróży (dowód osobisty, prawo jazdy), adres zamieszkania, dane logowania i dane rozliczeniowe. Możemy również poprosić o dodatkowe informacje dotyczące preferencji w zakresie podróży, wybranych posiłków i miejsc, statusu uczestnika programu frequent flyer albo programu lojalnościowego hotelu lub wypożyczalni samochodów oraz numerów uczestnika, a także opcji wystawienia biletu.

Informacje dotyczące Gościa: Dokonując rezerwacji w niniejszej witrynie w imieniu innej osoby, mogą Państwo stanąć przed koniecznością przekazania jej Danych osobowych i preferencji w zakresie podróży. Przed przekazaniem nam tych Danych osobowych muszą Państwo uzyskać zgodę tej osoby, a także dopilnować, aby się zapoznała z niniejszą Polityką prywatności. Osoba ta będzie miała dostęp do tych informacji i możliwość ich zmiany jedynie za pośrednictwem Państwa konta. Będziemy zbierać, wykorzystywać i ujawniać Dane osobowe wspomnianej osoby jedynie w celu dokonania rezerwacji.

Dane zbierane automatycznie: Możemy automatycznie zbierać informacje o komputerze wykorzystywanym do przeglądania niniejszej witryny. Informacje te obejmują na przykład adres IP, używaną przeglądarkę (Firefox, Safari lub Internet Explorer) oraz przekazujące witryny internetowe. Możemy również zbierać informacje o działaniach podejmowanych w witrynie w zakresie przeglądanych podróży i dokonanych rezerwacji. Celem zbierania tych informacji jest dostosowanie witryny do potrzeb użytkownika, a także wykrywanie przypadków i zapobieganie przypadkom oszustw. Więcej informacji znajdą Państwo w naszej Deklaracji dotyczącej plików cookie.

Monitorowanie połączeń: Połączenia (przychodzące i wychodzące) z naszym stanowiskiem pomocy w Dziale obsługi klienta mogą być nagrywane i monitorowane w celu kontroli jakości, ochrony naszej firmy w przypadku sporu prawnego i szkolenia pracowników. Nagrania rozmów będą przechowywane tak długo, jak jest to wymagane przepisami prawa, a po upływie tego okresu zostaną usunięte. Wszelkie Dane osobowe uzyskane w trakcie rozmowy będą przetwarzane zgodnie z postanowieniami niniejszej Polityki prywatności.

Inne formy komunikacji online: Wszelkie interakcje z nami za pośrednictwem naszej witryny lub innych technologii, takich jak czat, będą nagrywane i monitorowane w celu kontroli jakości, ochrony naszej firmy w przypadku sporu prawnego lub szkolenia pracowników. Informacje te będą przetwarzane i wykorzystywane zgodnie z niniejszą Polityką prywatności.

Szczególne kategorie Danych osobowych: Konkretne typy Danych osobowych, np. numery dowodów tożsamości wydanych przez administrację publiczną oraz informacje dotyczące wyznania, zdrowia lub orientacji seksualnej są uważane za dane wrażliwe i zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa wymagają dodatkowej ochrony. Ograniczamy sytuacje, w których możemy zbierać wrażliwe dane osobowe. Takie dane obejmują na przykład:

  • Informacje dotyczące stanu zdrowia potrzebne do zapewnienia odpowiedniego zakwaterowania w podróży i spełnienia wymagań dotyczących udogodnień lub warunków przyjaznych dla osób niepełnosprawnych.
  • Numery dowodów tożsamości wydanych przez administrację publiczną, np. paszportu czy prawa jazdy, mogą być wymagane w przypadku rezerwacji lotów, wynajmu pojazdów lub innych rezerwacji.
  • Inne informacje podane dobrowolnie przez Państwa, które mogą wskazywać lub sugerować potrzeby związane z wyznaniem, stanem zdrowia lub inne informacje, np. dotyczące specjalnych diet.

Brak zgody na przekazanie danych: Uzyskanie dostępu do witryny firmy Egencia wymaga zalogowania się przy użyciu identyfikatora użytkownika i hasła. Planując podróż, składając zamówienie lub dokonując rezerwacji za pośrednictwem niniejszej witryny, są Państwo zobowiązani do podania wymaganych danych kontaktowych i finansowych. Dane kontaktowe zostaną wykorzystane do rezerwacji wymaganych usług, sporządzenia rozliczenia, a także przesłania potwierdzenia i informacji o aktualizacjach planu podróży oraz wprowadzonych w nim zmianach. Brak zgody na przekazanie tych Danych spowoduje, że nie będą Państwo mogli uzyskać dostępu do witryny Egencia ani zrealizować swoich wniosków i zamówień.

Wykorzystanie Danych: Wykorzystujemy wrażliwe dane rozliczeniowe (np. imię i nazwisko właściciela karty, numer karty kredytowej i datę ważności) w celu realizacji rezerwacji dokonywanej za pośrednictwem naszej witryny. Pozostałe Państwa Dane osobowe są przez nas wykorzystywane w następujących ogólnych celach: rejestracji w witrynie firmy Egencia; dostarczania zamówionych produktów i usług; przekazywania potwierdzeń i aktualizacji dotyczących podróży; wysyłania powiadomień w zakresie podróży; przesyłania informacji o nowych, ciekawych usługach i aktualizacjach usług już istniejących; ogólnej komunikacji; odpowiadania na pytania i komentarze; badania zainteresowania naszą witryną, a także naszymi produktami i usługami oraz ich ulepszania; poprawy komfortu korzystania z witryny Egencia; przekazywania korzyści w ramach programów lojalnościowych, w których Państwo uczestniczą; pozyskiwania od Państwa informacji m.in. za pośrednictwem kwestionariuszy; rozstrzygania sporów, pobierania opłat lub rozwiązywania problemów; zapobiegania nielegalnym albo potencjalnie zabronionym działaniom; prowadzenia kontroli wymaganych przepisami; dopilnowania, aby warunki korzystania były przestrzegane; a także w innych celach opisanych na etapie pozyskiwania Danych.

Prawne podstawy przetwarzania: Zwykle zbieramy Dane osobowe od Państwa wyłącznie wtedy, gdy (i) potrzebujemy Danych osobowych, aby wykonać umowę zawartą z Państwa organizacją, (ii) przetwarzanie Danych leży w naszym uzasadnionym interesie (lub interesie podmiotów trzecich) i nie narusza Państwa praw lub (iii) gdy mamy Państwa zgodę na przetwarzanie Danych osobowych. W niektórych przypadkach jesteśmy prawnie zobowiązani do zbierania Państwa danych osobowych, na przykład jeśli musimy odwołać się do historii Państwa transakcji w celu realizacji naszych obowiązków finansowych i podatkowych wynikających z przepisów prawa.

Jeśli podanie Danych osobowych jest potrzebne w celu realizacji obowiązku wynikającego z przepisów prawa lub w celu wykonania umowy zawartej z Państwa organizacją, zostanie to wyraźnie wskazane w odpowiednim momencie, a ponadto zostaną Państwo poinformowani, czy przekazanie danych osobowych jest obowiązkowe (a także o ewentualnych skutkach nieprzekazania nam danych osobowych).

Jeśli zbieramy i wykorzystujemy Państwa Dane osobowe zgodnie z naszym uzasadnionym interesem (lub uzasadnionym interesem podmiotów trzecich), obejmuje on z reguły obsługę naszej platformy lub komunikację z Państwem niezbędną w celu świadczenia usług, w celu weryfikacji zabezpieczeń podczas kontaktu z Państwem oraz nasz uzasadniony interes handlowy, na przykład podczas odpowiadania na Państwa zapytania, usprawnianie działania naszej platformy, usprawnianie działań marketingowych lub w celu wykrywania lub zapobiegania nielegalnym działaniom. Możemy mieć inne uzasadnione interesy, które w razie potrzeby wyjaśnimy w odpowiednim czasie.

Jeśli prosimy o zgodę na posiadanie danych osobowych, zaznaczamy zawsze, że mają Państwo prawo wycofać tę zgodę w dowolnym momencie

OKOLICZNOŚCI UJAWNIENIA DANYCH

Firma Egencia i jej dostawcy usług mogą udostępniać Państwa Dane osobowe następującym podmiotom:

  • Dostawcom, którzy realizują Państwa rezerwacje, takim jak hotele, linie lotnicze, przewoźnicy kolejowi, wypożyczalnie samochodów i firmy organizujące atrakcje. Wszystkie usługi oferowane przez innych dostawców w niniejszej witrynie są stosownie opisane. Będą oni przetwarzać Państwa Dane zgodnie z obowiązującą u nich polityką prywatności. W związku z tym zachęcamy do zapoznania się z polityką prywatności dostawcy, którego produkty rezerwują Państwo za pośrednictwem witryny Egencia. Informujemy również, że dostawcy mogą się z Państwem kontaktować w celu pozyskania dodatkowych danych, które mogłyby ułatwić proces rezerwacji.
  • Innym dostawcom, którzy mogą w naszym imieniu oferować usługi lub funkcje,
    w tym w szczególności w zakresie przetwarzania kart kredytowych, przeprowadzania analiz biznesowych, obsługiwania klientów po godzinach otwarcia biura obsługi klienta, dystrybucji newslettera oraz wiadomości e-mail z kwestionariuszami, a także zapobiegania oszustwom. Na życzenie Państwa pracodawcy możemy również udostępniać Państwa Dane osobowe innym dostawcom, którzy oferują usługi dotyczące monitorowania wydatków lub zwracania kosztów. Firmy te uzyskują dostęp do Danych osobowych niezbędnych do realizacji swoich zadań, jednak nie mają zgody na udostępnianie ich lub wykorzystywanie w jakikolwiek inny sposób. Więcej informacji na temat sposobu, w jaki nasi dostawcy usług przetwarzają Państwa Dane osobowe, można uzyskać, kontaktując się z nami zgodnie z informacjami zawartymi w części zatytułowanej „Dane kontaktowe”.
  • Innym osobom w Państwa organizacji, takim jak Menedżer ds. podróży, Organizator lub Dyrektor ds. podróży, zgodnie z informacjami zawartymi w powyższej części zatytułowanej „Menedżerowie ds. podróży, Organizatorzy oraz Dyrektorzy ds. podróży”.
  • Innym firmom wchodzącym w skład naszej grupy. Możemy udostępniać określone informacje naszym partnerom korporacyjnym na potrzeby hostingu, przechowywania, analiz i sprawozdawczości, abyśmy razem z nimi mogli świadczyć, analizować i doskonalić nasze i ich usługi. Nasi partnerzy korporacyjni uzyskają dostęp do Państwa informacji w zakresie niezbędnym do realizacji usług oferowanych w naszym imieniu, a obowiązujące w ich przypadku procedury przetwarzania takich informacji są co najmniej tak samo restrykcyjne jak niniejsza Polityka prywatności.

Możemy wraz z naszymi dostawcami usług udostępniać Państwa Dane osobowe w następujących sytuacjach:

  • Na Państwa wyraźne życzenie.
  • W odpowiedzi na wezwanie, orzeczenie lub postępowanie sądowe; w celu dochodzenia należnych nam praw; żeby się ustosunkować do roszczeń; w sposób dozwolony lub wymagany przez obowiązujące prawo. W takich przypadkach zastrzegamy sobie prawo do wniesienia sprzeciwu lub zrezygnowania z niego, a także inne przysługujące nam prawa.
  • Gdy uznamy, że podejrzane albo nielegalne poczynania wymagają udaremnienia, przeprowadzenia dochodzenia lub podjęcia odpowiednich działań; dochodząc lub broniąc swoich praw, swojej własności i bezpieczeństwa, a także praw, własności i bezpieczeństwa gości oraz innych osób; w związku z naszymi warunkami świadczenia usług i innymi umowami.
  • Na życzenie organów ścigania z całego świata w zakresie bezpieczeństwa, opłat celnych i kwestii imigracyjnych. Jeśli na przykład zgodnie z prawem obowiązującym w Stanach Zjednoczonych Amerykańska Agencja Celna i Ochrony Granic w Departamencie do spraw Bezpieczeństwa Wewnętrznego wystąpi o przekazanie konkretnych informacji o podróży i rezerwacji (określane jako dane o przelocie pasażera lub dane PNR) związanych z osobami udającymi się do lub ze Stanów Zjednoczonych albo przelatujących przez terytorium tego kraju, udostępnimy je przed rozpoczęciem podróży. Możemy ujawnić te informacje liniom lotniczym lub innym dostawcom, którzy z kolei przekażą je właściwym organom ścigania.
  • Na skutek zaproponowanej lub zrealizowanej transakcji, takiej jak sprzedaż majątku przedsiębiorstwa, fuzja, konsolidacja i zbycie aktywów, albo w wysoce nieprawdopodobnym przypadku bankructwa.

PRAWA I MOŻLIWOŚCI WYBORU DOTYCZĄCE ZBIERANIA I WYKORZYSTANIA DANYCH OSOBOWYCH

Mogą Państwo uzyskać dostęp do swoich Danych osobowych, dodawać je, aktualizować i usuwać za pośrednictwem strony Mój profil i Moje podróże, a także zamknąć profil zgodnie z informacjami podanymi poniżej.

Mogą Państwo również przesłać pisemny wniosek o uzyskanie dostępu do Danych osobowych, które zbieramy na Państwa temat. W przypadku otrzymania takiego wniosku firma Egencia jest upoważniona do przeprowadzenia weryfikacji tożsamości, zanim udzieli dostępu do Danych. Pisemny wniosek o dostęp do Danych osobowych można przesłać, kontaktując się z nami zgodnie z informacjami w poniższej części zatytułowanej „Kontakt z nami”. Postaramy się odpowiedzieć w odpowiednim czasie zgodnie z obowiązującym prawem.

Osobom mieszkającym w niektórych krajach i regionach przysługują dodatkowe prawa związane z ochroną Danych osobowych. Te dodatkowe prawa różnią się w zależności od kraju i regionu i mogą obejmować prawo do:

  • Zażądania kopii swoich Danych osobowych.
  • Zażądania informacji o celu przetwarzania Danych osobowych.
  • Zażądania informacji o Danych osobowych sprzedanych lub ujawnionych do celów biznesowych.
  • Zażądania usunięcia swoich Danych osobowych.
  • Niewyrażenia zgody na wykorzystanie lub ujawnienie Danych osobowych.
  • Ograniczenia przetwarzania swoich Danych osobowych.
  • Rezygnacji ze sprzedaży swoich Danych osobowych.
  • Przeniesienia swoich Danych osobowych.
  • Zażądania informacji na temat sposobu zautomatyzowanego podejmowania decyzji w przypadku praktyk zapobiegania oszustwom oraz skutków takich decyzji.

Żądanie najłatwiej przesłać, korzystając z informacji przedstawionych w części „Kontakt z nami” zamieszczonej na końcu niniejszej Polityki prywatności. Skorzystanie przez Państwa z tych praw nie będzie się wiązać z żadnymi działaniami dyskryminacyjnymi ze strony firmy Egencia.

W uzupełnieniu do praw opisanych powyżej może też Państwu przysługiwać prawo do złożenia do organu ochrony danych skargi dotyczącej sposobu, w jaki zbieramy i wykorzystujemy Państwa Dane osobowe. Zachęcamy jednak do wcześniejszego skontaktowania się z nami. Dołożymy wszelkich starań, aby rozwiązać ewentualny problem. Żądanie można przesłać zgodnie z informacjami znajdującymi się w części „Kontakt z nami”. Odpowiadamy na wszystkie żądania, jakie otrzymujemy od osób, które chcą egzekwować swoje prawa dotyczące ochrony Danych osobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami w zakresie ochrony danych.

Z uwagi na udział w Programie mogą Państwo otrzymywać od nas wiadomości z aktualnościami i aktualizacjami. Z subskrypcji newslettera można zrezygnować w dowolnym momencie, przechodząc na stronę Mój profil, do części „Ustawienia e-mail” lub informując o swoim zamiarze Menedżera ds. podróży albo Organizatora lub Dyrektora ds. podróży. Otrzymają Państwo również możliwość zrezygnowania z subskrypcji takiego newslettera w każdej otrzymanej od nas wiadomości e-mail. Zastrzegamy sobie prawo do przesyłania Państwu innych wiadomości związanych między innymi z ogłoszeniami w zakresie usług, ze sprawami administracyjnymi, z kwestionariuszami powiązanymi z Państwa profilem firmy Egencia lub z transakcjami z firmą Egencia bez możliwości zrezygnowania z ich otrzymywania.

KORZYSTANIE Z APLIKACJI EGENCIA NA TELEFONY I TABLETY („APLIKACJE MOBILNE”)

Korzystając z aplikacji mobilnej Egencia, przekazują nam Państwo informacje o sobie w ten sam sposób i w tych samych celach, jak w przypadku korzystania z naszej witryny. Ponadto wykorzystujemy również inne informacje zbierane automatycznie podczas korzystania przez Państwa z Aplikacji mobilnych, w szczególności:

  • Zbieramy informacje o funkcjach używanych w Aplikacjach mobilnych. Dzięki temu możemy ustalić, które elementy Aplikacji mobilnej interesują gości, a następnie modyfikować je i udoskonalać.
  • Jeśli używają Państwo funkcji „znajdź hotele” z opcją „bieżące miejsce” w Aplikacji mobilnej, wyświetlimy pobliskie obiekty, posługując się informacjami o Państwa aktualnej lokalizacji udostępnionymi przez Państwa urządzenie mobilne wykorzystujące GPS lub podobną technologię. Nie zbieramy danych o Państwa lokalizacji, chyba że wyrażą Państwo zgodę, klikając funkcję „znajdź hotele” z opcją „bieżące miejsce” jako aktualna lokalizacja lub zezwalając na zbieranie danych o lokalizacji, co można zrobić w menu ustawień w Państwa telefonie. Jeśli zgodzą się Państwo na udostępnianie nam swojej lokalizacji za pośrednictwem aplikacji lub ustawień urządzenia, możemy wykorzystać i udostępnić te informacje w celu przedstawienia oferty dostępnych w okolicy hoteli i opcji transportu, a także powiązanych z nimi informacji oraz usług.
  • Każda Aplikacja mobilna prześle nam raport o błędach w przypadku awarii lub nieoczekiwanego zamknięcia. Dzięki raportowi o błędzie możemy się zapoznać z błędem i poprawić stabilność Aplikacji mobilnej w nowszych wersjach. Częścią otrzymywanych przez nas raportów o błędach są informacje o typie i wersji używanego urządzenia mobilnego, identyfikatorze gościa, czasie zdarzenia, używanych funkcjach, a także stanie aplikacji w momencie wystąpienia błędu. Nie wykorzystujemy tych informacji w celach innych niż sprawdzanie i naprawianie błędów.
  • Możemy przesyłać powiadomienia push związane ze statusem lotu lub innymi elementami związanymi z Państwa podróżą. Oprócz powyższego zastosowania powiadomienia push mogą być wykorzystywane w sytuacjach awaryjnych przez Państwa Menedżera ds. podróży, Organizatora albo pracodawcę do przekazywania ważnych informacji. Ustawienia te można zmienić w dowolnym momencie w menu ustawień swojego urządzenia mobilnego.
  • Jeśli wybiorą Państwo pozycję „Skontaktuj się z nami telefonicznie”, a następnie opcję „Prośba o kontakt” w sekcji Pomoc firmy Egencia (gdy jest dostępna), Aplikacja mobilna prześle konsultantowi ds. podróży Państwa identyfikator gościa, informacje o planie podróży oraz prawdopodobnie także inne dane dotyczące wykorzystania Aplikacji mobilnej w ostatnim czasie. Celem takiego postępowania jest przyspieszenie obsługi klienta i łatwiejsze oraz skuteczniejsze wprowadzenie zmian.

Mogą Państwo kontrolować niektóre informacje, które przesyła nam Aplikacja mobilna. W dowolnym momencie mogą Państwo wycofać zgodę na zbieranie danych o lokalizacji, przechodząc do menu ustawień w swoim telefonie. Mają Państwo również możliwość całkowitego usunięcia Aplikacji mobilnej ze swojego urządzenia i uzyskania dostępu do naszych usług za pośrednictwem naszej witryny lub telefonicznie.

JAK CHRONIMY PAŃSTWA DANE OSOBOWE

Chcemy, aby czuli się Państwo pewnie, korzystając z naszych usług w zakresie planowania podróży i dokonywania rezerwacji, dlatego dokładamy starań w celu ochrony zbieranych Danych. Chociaż żadna firma nie jest w stanie zagwarantować bezpieczeństwa, wdrożyliśmy odpowiednie procedury administracyjne, techniczne i bezpieczeństwa, których zadaniem jest skuteczniejsza ochrona Danych osobowych, które przechowujemy oraz kontrolujemy. Na przykład do danych osobowych mają dostęp tylko upoważnieni pracownicy i mogą ten dostęp uzyskiwać tylko w celu realizacji dozwolonych funkcji biznesowych. Ponadto w trakcie przesyłania Państwa wrażliwych Danych osobowych między Państwa systemem a naszym stosujemy rozwiązania szyfrujące, zapory sieciowe i systemy wykrywania intruzów, co ma zapobiegać nieuprawnionym próbom uzyskania dostępu do Państwa Danych osobowych.

UZYSKIWANIE DOSTĘPU DO DANYCH

Mają Państwo dostęp do swoich Danych w następujących obszarach witryny:

Mój profil
Strona Mój profil w witrynie firmy Egencia pozwala użytkownikom wyświetlać ustawienia profilu i wprowadzać w nich zmiany. Opcja ustawień wiadomości e-mail umożliwia zmianę adresu e-mail i zarządzanie preferencjami dotyczącymi komunikacji. Preferencje dotyczące wiadomości e-mail można również ustawić, klikając opcję „zrezygnuj z subskrypcji” za pośrednictwem łącza w stopce wiadomości e-mail wysłanej przez nas. Mogą Państwo również zmienić hasło i aktywować funkcję automatycznego wypełniania pola hasła podczas logowania w witrynie. Po zalogowaniu się na swoim profilu Egencia Menedżer ds. podróży ma możliwość dodawania nowych użytkowników, aktualizowania statusu lub usuwania istniejących profili użytkownika, aktualizowania oraz poprawiania imion i nazwisk, numerów telefonów, danych paszportowych, danych kontaktowych w sytuacjach awaryjnych dla Podróżnych powiązanych z Państwa profilem, a także aktualizacji Państwa preferencji w zakresie podróży.

Zamknięcie konta
Zamknięcie konta Egencia jest możliwe po skontaktowaniu się z nami w sposób opisany poniżej. Po zamknięciu konta utracą Państwo możliwość logowania się i dostęp do wszelkich informacji z nim powiązanych, nadal jednak będą Państwo mogli w dowolnym momencie utworzyć nowe konto. Otrzymają Państwo od nas wiadomość e-mail z potwierdzeniem zamknięcia konta na adres podany w profilu.

MOJE PODRÓŻE

Strona Moje podróże w witrynie Egencia pozwala uczestnikom programu wyświetlać, aktualizować i usuwać ich zapisane plany podróży. Jeśli chcą Państwo poinformować firmę Egencia, że Dane osobowe zawierają błędy albo są niekompletne lub nieaktualne, należy się z nami skontaktować za pomocą informacji podanych w części „Kontakt z nami”. Firma Egencia podejmie wówczas stosowne działania, aby takie Dane osobowe skorygować, uzupełnić i zaktualizować.

ŁĄCZA ZEWNĘTRZNE

Jeśli jakiekolwiek łącze w tej witrynie przekierowuje Państwa do innych witryn, które nie należą do nas lub nie są przez nas obsługiwane, wówczas w witrynach takich nie obowiązuje niniejsza Polityka prywatności. Zalecamy zapoznanie się z deklaracjami o ochronie prywatności zamieszczonymi w tych innych witrynach, aby zrozumieć obowiązujące w nich procedury zbierania, wykorzystywania i ujawniania Danych osobowych.

MIEJSCE PRZECHOWYWANIA DANYCH

Firma Egencia przechowuje i przetwarza Dane osobowe Podróżnych w bezpiecznych środowiskach.

  • w Stanach Zjednoczonych z wykorzystaniem centrów danych operatora najwyższego poziomu (w Arizonie) i w chmurze (w zachodniej części Stanów Zjednoczonych) z wykorzystaniem Amazon Web Services; oraz
  • w Unii Europejskiej (w Irlandii) w chmurze z wykorzystaniem Amazon Web Services.

W związku z przetwarzaniem Danych osobowych Podróżnych spoza Stanów Zjednoczonych i w celu świadczenia usług, firma Egencia musi przekazywać Państwa Dane osobowe swoim partnerom lub dostawcom usług do przetwarzania na terenie Stanów Zjednoczonych i innych krajów poza Państwa krajem zamieszkania, w których przepisy dotyczące ochrony danych osobowych mogą różnić się od przepisów w Państwa kraju. Firma Egencia gwarantuje, że niezależnie od miejsca przetwarzania Państwa Dane osobowe będą chronione zgodnie z niniejszą Polityką prywatności oraz wymogami obowiązujących przepisów prawa dotyczących ochrony danych osobowych. W przypadku przekazania Danych osobowych z Unii Europejskiej do Stanów Zjednoczonych firma Egencia stosuje wewnątrzgrupowe standardowe klauzule umowne.

Gwarantujemy, że zewnętrzni dostawcy usług, do których dane są przekazywane, stosują odpowiednie zabezpieczenia w celu ochrony Państwa Danych osobowych. Mechanizmami oceny, czy stopień ochrony jest odpowiedni, mogą być: (i) odpowiedni status kraju, tzn. to, czy Komisja Europejska uznaje dany kraj za „odpowiedni”, ponieważ obowiązują w nim przepisy prawa podobne do przepisów prawa obowiązującego w Unii Europejskiej, lub (ii) standardowe klauzule umowne.

ZATRZYMANIE DANYCH

Nie będziemy przechowywać Państwa Danych dłużej niż jest to absolutnie konieczne do celów biznesowych i ze względów wymagań prawnych. Informujemy jednocześnie, że możemy przechowywać część Państwa Danych po zamknięciu konta, np. gdy jest to wymagane przez obowiązujące prawo. Dotyczy to również przechowywania informacji w celach podatkowych i księgowych. Uniemożliwimy identyfikację, zagregujemy lub w inny sposób dokonamy anonimizacji Państwa Danych osobowych, jeśli postanowimy użyć ich w celach analitycznych lub do analizowania trendów w dłuższych okresach.

Przykładowe kryteria stosowane przez nas w celu określenia okresów zatrzymania obejmują:

  • Czas trwania naszych stosunków z Państwem, w tym wszelkie otwarte konta w witrynie Egencia lub okres, w którym dokonywali Państwo ostatnich rezerwacji lub innych transakcji w naszej witrynie.
  • Posiadanie przez nas prawnego zobowiązania związanego z Państwa Danymi osobowymi, np. obowiązku rejestrowania transakcji zawieranych z Państwem
  • Istnienie jakichkolwiek ważnych i stosownych zobowiązań prawnych mających wpływ na okres przechowywania przez nas Państwa Danych osobowych, w tym zobowiązań umownych, postępowań sądowych, przedawnień i dochodzeń prowadzonych przez organy regulacyjne.

ZMIANY W NINIEJSZEJ POLITYCE PRYWATNOŚCI

Firma Egencia może w przyszłości zaktualizować niniejszą Politykę prywatności. W takiej sytuacji powiadomimy Państwa, wysyłając stosowne powiadomienie na podany nam adres e-mail lub publikując informację na ten temat w naszej witrynie. Data ostatniej aktualizacji tej Polityki prywatności jest podana jako „data ostatniej aktualizacji” na początku tego dokumentu.

KONTAKT Z NAMI

W przypadku pytań dotyczących niniejszej Polityki prywatności lub naszych ogólnych praktyk w zakresie ochrony prywatności prosimy o kontakt:

  • Poczta elektroniczna: w razie pytań lub skarg dotyczących firmy GBT i prywatności lub w celu skorzystania z przysługujących Państwu praw należy skontaktować się z inspektorem ochrony danych, korzystając z tego adresu e-mail.
  • Pisemnie. Nasz adres: Global Privacy Team, American Express Global Business Travel, 5 Churchill Place, Canary Wharf, London E14 5HU, UK.

Informacje dotyczące administratorów danych w firmie Egencia:

Administrator danych w Belgii

Egencia Belgium SA

Administrator danych we Francji

Egencia France SAS

Administrator danych w Norwegii

Egencia Norway AS

Administrator danych w Danii

Egencia Denmark A/S

Administrator danych w Finlandii

Egencia Finland Oy

Administrator danych w Niemczech

Egencia GmbH

Administrator danych w Szwecji

Egencia Sweden AB

Administrator danych w Wielkiej Brytanii

Egencia UK ltd

Administrator danych w Stanach Zjednoczonych i regionie APAC (w tym Chinach)

Egencia LLC (US)

INFORMACJE PRAWNE DOTYCZĄCE FIRMY EGENCIA

Egencia jest firmą w całości kontrolowaną przez firmę American Express Global Business Travel (GBT). GBT to firma joint venture, która nie jest w całości kontrolowana przez firmę American Express Company ani żadną z jej firm zależnych (American Express). Nazwy „American Express Global Business Travel” i „American Express” oraz logo American Express są znakami towarowymi firmy American Express używanymi na mocy licencji ograniczonej. „American Express Meetings & Events” jest odziałem firmy GBT.